Както проучванията показват, човек губи около час от времето си всеки ден поради разстройство - вероятно сте чували тази мотивираща "история на ужасите" повече от веднъж. Да не говорим за факта, че хаосът просто ви лази по нервите: всичко изглежда под ръка, но постоянно трябва да търсите нещо. Поддържането на работното място чисто е наистина важно, но не е толкова лесно, колкото звучи. Задачата изглежда лесна, но дори големи компании се провалиха с мисията, чието ръководство е обсебено от реда и е готово да инвестира много пари в това.

Цели

Преди да започнете да опитомявате хаоса, който сте създали, отговорете си на един прост въпрос: защо? Какво искате да постигнете като резултат?

Идеята е перфектно формулирана от Мари Кондо: "Целта на почистването е да се върне към естествено спокойно състояние."

Ние почистваме не заради чистотата, а заради вътрешната хармония. На работното място човек трябва да е спокоен и удобен. Какво ви трябва?

  • Чисто информационно пространство.

Офис служителите са склонни да работят с информация. Колкото по-голям и разнообразен е информационният поток, толкова по-трудно е човек да изпълни възложената му задача. Следователно оставянето на всички работни документи на видно място или окачването на монитор с много стикери с напомняния е неуспешна тактика. Същото важи и за изскачащи известия от месинджъри или имейл.

  • Липсата на неща, които пречат на концентрацията или ограничават движението.

Първо, имате нужда от свободно работно поле, за да работите. Ако, за да подпишете документ с формат А4, трябва да се свиете на топка и да отблъснете пречещи предмети с лакът, тогава работното ви място трябва да бъде реорганизирано.

Второ, личният не трябва да пречи на работещия. Рамките със семейни снимки и сувенири, донесени от ваканция, не ви позволяват да се концентрирате напълно - това е факт. Дори и да не го забелязваме, мозъкът все още улавя изображения и харчи ресурси за обработката им, защото семейството и почивката са понятия от категорията „Важни“.

Откъде да започна?

Ако просто пренаредите елементи на вашия работен плот, опитвайки се да ги групирате ефективно, определено ще загубите този прословут час. Трябва да действаш различно.

Задачата е напълно да освободите и почистите работното място. Вашите цели:

  • чистота на артикулите;
  • визуална чистота;
  • чистота на информационното поле.

Това означава, че първо трябва да премахнете абсолютно всичко от масата и нощното шкафче. Поставете нещата в голяма кутия, на стол, съседна маса.

Сега вземете влажна кърпа или специални кърпички и внимателно избършете монитора, клавиатурата, мишката, плота, нощното шкафче (отвътре и отвън).

Препоръчително: Как да перете подложка за мишка

Не забравяйте да поставите кошче за боклук до него - всичко, което не ви трябва, ще полети в него на подготвителния етап.

Поставете всичко на място

Първо връщаме монитора, клавиатурата и мишката на масата. Разположете ги така, че екранът да е на 45-50 см от очите ви, а входните устройства да не ви карат да се прегърбвате.

Сега е време да спрете и да помислите. Какво друго ви трябва за работа?

  • Офис. Ако имате 10 химикалки, запазете една. Няколко молива и острилка? Подостри един молив и сложи острилката в чекмеджето на нощното шкафче. Гумичка? Ако имате нужда от него, то мястото му е до молива. С една дума, оставете на масата всички канцеларски материали, които използвате всеки ден, но в едно копие. Това могат да бъдат ножици, коригираща течност, цветни маркери, кламери. Поставете ги в чаша или органайзер, а останалите в моливник или кутия. Ще се заемем с допълнителни елементи по-късно.
  • Инструменти. Устройствата, които заемат много място, не трябва да се съхраняват на масата. Най-вероятно не използвате перфоратор и печати всеки час - можете да ги държите на нощното шкафче. Но малък телбод не боли - оставяме го в организатора на работния плот. Определяме мястото за калкулатора, като вземаме предвид естеството на работа: ако се използва постоянно, тогава си струва да го държите на работния плот.
  • Телефон. Разбира се, средство за комуникация трябва да има наблизо. Ако телефонът е стационарен, поставете го така, че когато вдигнете слушалката, кабелът да не докосва други предмети.
  • Дневник, планер. Списание с работен план обикновено се поставя в левия ъгъл на масата - няма да пречи там, но винаги ще бъде под ръка.
  • Лампа. Ако имате нужда от настолна лампа, подредете я според вашите характеристики (за десничари - отляво, за левичари - отдясно). Не прикачвайте ненужни предмети към нея!

След това остава да се справим със съхранението на работните материали - и подреждането на масата може да се счита за завършено.

Реорганизация на нощното шкафче

Обикновено има три чекмеджета в нощното шкафче в офиса. Всеки от тях трябва да се използва за съхраняване на определена категория артикули.

Горното чекмедже е това, което използваме повече от веднъж седмично. Те могат да бъдат:

  • печат,
  • перфоратор,
  • ножици,
  • острилка,
  • стикери,
  • салфетки за офис техника,
  • кламери.

Средно чекмедже - резервни материали и това, което рядко се използва:

  • нови канцеларски материали "в резерв" - бележници, стикери, хартия и др.;
  • резервни химикалки, моливи и маркери, които сте изчистили от масата.

Когато попълвате второто поле, ще трябва да се справите с тези елементи, които не могат да бъдат намерени на масата в предишния етап:

    Изхвърлете всички засъхнали химикали и маркери, "останки" от моливи, надраскани хартии и мръсни гуми - определено вече няма да ви бъдат полезни.
  1. Поставете използваемите канцеларски материали в моливник или малка кутия (това е важно!) и ги изпратете в средната кутия.

Долно чекмедже - лично:

  • хартиени носни кърпички;
  • мокри кърпички;
  • чай, кафе, захар;
  • чаша;
  • лекарства;
  • козметика.

Буря от възмущение може да избухне за чашата: малко хора са готови да се примирят с липсата й на масата. Е, ако не ви притеснява, дръжте го под ръка, но не забравяйте да го поддържате чист.

Разбор на документи

Насочването към вестниците е хлъзгава тема, защото тук е трудно да се дават общи съвети. Всичко зависи от работата ви.

Основното нещо, което трябва да запомните, когато сортирате документи е, че целта ви е да рационализирате работните си процеси.

Три основни съвета за почти всеки:

  • Купете органайзер за вашите нужди. Във всеки случай документите трябва да бъдат разделени на групи. Например такива, изискващи незабавно внимание, неспешни, отчетни, архивни и такива, които трябва да бъдат изпратени някъде.
  • Съхранявайте документи вертикално, а не на купчини. Най-добре е да използвате многоцветни папки и да ги подредите във вертикален органайзер, така че да се виждат "шиповете" .
  • Настройте "буферна зона" . Когато организирате нещо, е трудно да се справите без папката „Разни“. Снабдете се с кутия, кошница или кутия, където ще паднат всички хартии или предмети, които още не сте измислили. И си създайте правило: разглобявайте тази кутия веднъж на ден или веднъж седмично.

Нов компютър

Не забравяйте, че имате друг работен плот - на екрана на монитора.

  • Създайте множество папки и организирайте електронните документи по същия начин като хартиените. Не забравяйте да направите папка "buffer" .
  • Премахнете преките пътища на работния плот за програми, които не използвате.
  • Ако вашият тапет е лична снимка, вече знаете, че това е лоша идея. Изберете нещо неутрално, без ярки цветове, силен контраст и бъркотия от форми.
  • Затворете ненужните раздели на браузъра.

Не прекалявайте

Потапяйки се в процеса на възстановяване на реда, не трябва да забравяме, че фанатичният подход към този въпрос никога не се е оправдал. Компаниите, в които ръководството стриктно следи за „стерилната“ чистота на работните места и липсата на лични вещи на масите на служителите, не показват впечатляващи резултати. Напротив, с въвеждането на такива поръчки производителността на офис служителите пада с около 15%.

Психолозите препоръчват да намерите място в работното пространство за предмети, които да ви действат успокояващо. Това може да бъде растение в малка саксия, маса с мотивиращ надпис, фигурка, която не е пренаситена с детайли, или мека възглавница на офис стол. Основното нещо е да изберете нещо, което няма да привлече вниманието ви към себе си.

За да не се връща кашата

Основната тайна за противодействие на хаоса на работното място е да изхвърлите излишното и да не обраства с ново. Понякога подценяваме огромния процент емоционални ресурси, които отиват в привързаност към безполезни неща.

Интересно изследване е проведено в един от американските университети. В група от хора всеки получи чаша и беше помолен да я подържи в ръцете си за известно време. Тогава беше обявено, че чашите ще бъдат лотове на търг, в който ще участват подложените на теста. Експериментът показал, че колкото по-дълго човек държи чаша в ръцете си, толкова по-голяма сума е готов да плати за нея. И това въпреки факта, че преди това не се нуждаеше от чаша.

Поддържането на ред трябва да бъде съзнателен процес. Анализирайте това, което виждате пред себе си и отстранете нещата, които създават хаос. Когато напуснете офиса в края на деня, огледайте бюрото си и се запитайте: какво ще ми попречи да се съсредоточа утре?

Категория:

Почистване и почистване