Как и къде да съхраняваме документи у дома: правила, идеи и устройства

Има много ситуации, в които използваме застрахователни полици, сертификати, сертификати. Ето защо, за да имат необходимите документи под ръка, хората са принудени да държат документи вкъщи. Но как да го направите правилно, така че нищо да не се загуби или развали?

Какви документи трябва да пазя?

Всеки съвременен човек има много документи за всички поводи. Но не всеки от тях си струва да бъде пазен.

Нека изброим документите, които трябва да имате у дома:

• Списъкът се отваря от паспорти и други семейни документи. Например завещания, сертификати.
• Сертификати, пълномощни, разписки и други неща, свързани с недвижими имоти и транспорт.
• Дипломи, сертификати, сертификати, потвърждаващи образование.
• Документи, свързани с професионални дейности: трудови досиета, споразумения, договори.
• Резултати от проучването, медицински полици и карти.
• Гаранционни карти, чекове за домакински уреди и мебели.
• Данъчни документи.

Отделно можете да изберете електронни документи или просто данни в цифров формат. По правило те отговарят на една от горните точки и също подлежат на съхранение.

Колко време трябва да се съхраняват документите?

Документите могат да бъдат разделени по време на съхранение. Зависи от срока на валидност на всяка отделна кора.

• Постоянен. Такива документи винаги трябва да са под ръка. Това са свидетелства за брак, удостоверения за раждане, дипломи за образование, медицински данни, нотариално заверена информация, завещания, пенсионни удостоверения.
• Дългосрочно. Документи за имоти, автомобили и скъпи вещи. Те включват и професионални доклади. Тук можете също да дефинирате чекове, разписки. Това е нещо, което се съхранява достатъчно дълго и остава актуално за определен период от време.
• Краткосрочно. Информацията за услугите на лекари, адвокати, учители се препоръчва да се съхранява в продължение на три години. Договорите за комунални услуги и извлеченията приемат същия период.
• Безполезна. Веднага можете да изхвърлите ненужните образователни, информационни материали, инструкции за добре проучени неща, ведомости за заплати и т.н.

Отделно могат да се отбележат незадължителни документи, които обаче са от голямо значение за техния собственик. Те включват лични дневници, бележки, снимки и други сувенири. Обикновено такива неща също се съхраняват дълго време.

Следователно е препоръчително да изхвърлите всичко, което не се използва в момента и не може да бъде полезно в бъдеще. За да поддържате ред, трябва редовно да почиствате своите "кошчета" и да се отървете от натрупания боклук, докато сортирате наистина важните документи.

Съвети за съхранение на основни документи

По правило повечето домакинства поддържат документи като стандарт.

Първо, документите се сортират по посока: дом, работа, медицински и други.
1. След това се поставят в подписани папки, които определено няма да ви позволят да се объркате в документите.
2. Получените комплекти се поставят в отделна кутия или торба. Между другото, за удобство често се правят дялове вътре в „контейнера“, за да се предотврати смесването на папки. В същото време трябва да се уверите, че мястото за съхранение е недостъпно за деца и животни, но разположено удобно за използване.

Добра идея е да съхранявате често използваните лични документи отделно. Паспорт, медицинска карта, TIN и пенсионно удостоверение ще се поберат плътно в пластмасови торбички, затворени с плъзгач. Такива опаковки са херметични и поддържат съдържанието в перфектен ред, предотвратявайки го например от намокряне.В същото време документите, свързани със здравето, трябва да бъдат възможно най-достъпни - за да не губите време, ако са спешно необходими.

Хубаво е винаги да имате фотокопия на важни документи у дома. Има всякакви случаи и такъв резерв може да помогне в непредвидена ситуация.

Особено важните документи могат да бъдат поставени в сейф. Съвременният пазар предлага голям избор от складове, така че всеки купувач да може да избере нещо подходящо за себе си. Само че е по-добре да съхранявате документите в сейф, а не в пластмасови папки - в случай на пожар материалът, от който са съставени, се топи по-бързо от хартията.

Нетривиални начини за съхраняване на документи

Това звучи ли скучно? Няма проблем! Има по-интересни и удобни начини за съхраняване на документи.

• • Органайзър табло. Има много опции за такова устройство. В най-простата си форма това е панел, към който с бутони са прикрепени хартии. В по-сложни версии дъската може да има малки чекмеджета и висящи елементи.

• • Мини скрин. Той е абсолютно същият като обикновен скрин, но много по-малък. Много е удобно да съхранявате документи в него. Сортирани в различни отделения, те никога няма да се изгубят! Чекмеджетата в скрин могат да бъдат с различни размери: малки - за малки парчета хартия, големи - за рисунки.

• • Висяща кутия. Просто малка кутия или кошница, прикрепена към стената като пощенска кутия. В такова нещо, разположено в коридора, е удобно да съхранявате внесените писма и разписки.

• • Джоб за плик. Подобно на предишната версия, но не е кутия, а плик. Можете да го прикрепите към маса, хладилник, шкаф. Позволява ви да съхранявате временно необходими документи, без да заема ценно място.

• • Кошче за отпадъци. Не, не боклук - специален, за съхранение. Поставя се на маса или в шкаф, може да има няколко отделения. Лесен, евтин, но ефективен начин за съхраняване на документи.

• • Често използваните документи могат да се съхраняват в куфарче. Има дръжка за носене. Проектиран е така, че документите в него да не се мачкат. Обикновено предназначени за хартия A4.Ако е необходимо, за да не губите време в търсене на необходимите кори, можете просто да вземете папка с куфарче и да хукнете.

Използвайте цифрови технологии

Инструкциите за лекарства, уреди и офис оборудване заемат много място. Много по-лесно е да ги съхранявате в електронен вид. За да направите това, трябва да намерите същата информация в интернет и да я сравните с тези, налични в материален източник, за да се уверите в идентичността. Можете просто да направите снимка на инструкциите и да ги запишете в папка на вашия компютър. Просто трябва да изберете последния, за да не го изтриете случайно. По-добре е да запишете друго копие на получените файлове на външен носител, като например карта с памет, или да го изпратите в облачно хранилище.

За всеки случай можете да сканирате останалите документи. Но тогава трябва да се погрижите за сигурността на електронната система от евентуална хакерска атака. Никой не обича лични данни да изтичат в интернет.

Между другото, използването на компютър или мобилен телефон е удобно за проследяване на датите на изтичане на хартията. Достатъчно е само да въведете необходимите дати в „календара“, така че електронното устройство да ви уведоми за края на периода на релевантност на определена кора. Тогава всичко, което остава, е да се отървете от ненужната хартия.

Може би основното правило за съхранение на документи у дома звучи просто: внимателната и редовна работа с домашните книжа е гаранция, че необходимият документ няма да бъде загубен в най-важния момент.

Не всички документи си струва да се пазят. Но има много документи, които всеки от нас трябва да носи със себе си. Трябва да ги държите на безопасни и уединени, но сравнително лесно достъпни места. Можете да правите електронни и редовни копия на документи - вероятно ще ви бъдат полезни. Във всеки случай внимателното съхранение и внимателното сортиране на хартиите ще ви помогнат да ги запазите непокътнати.